Multi Pipeline / Crm Planificador De Eventos

RESUMEN

Después de adoptar un CRM para planificadores de eventos, B_Entertained DJs and More, un proveedor líder de entretenimiento y servicios para eventos, aceleró su tasa de respuesta en un 50%

Caso

Fundada en 1999, B_Entertained DJs and More fue relanzada en 2012 por Mike Burchard. El equipo se toma muy en serio el “y más(MORE)” de su nombre, esforzándose por hacer un esfuerzo adicional para ofrecer experiencias excepcionales. Organizan de todo, desde recepciones de bodas hasta fiestas corporativas, mitzvot y eventos comunitarios, organizados por organizaciones como la Sociedad Estadounidense del Cáncer. Para B_Entertained, amoCRM no es solo para equipos de ventas, también es un excelente CRM para planificadores de eventos.

💃B_Entertained DJs and More es el principal proveedor de servicios y entretenimiento de ventanilla única para eventos privados, bodas, dulces 16, eventos escolares y comunitarios, graduaciones o cualquier evento. Más información sobre B_Entertained

El reto

Stacy Sheldon desempeña las funciones de Gerente de proyectos, Gerente de oficina y Servicio al cliente. Pero antes de que ella subiera a bordo y presentara amoCRM, el propietario de B_Entertained, Mike, estaba lidiando con todo él mismo.

“Estaba sobrecargado de trabajo, estresado y con falta de sueño”, explica. “Cuando se trataba del trabajo de administración de la oficina, las reservas y las ventas sin parar todos los días, Mike solía terminar dejando dinero sobre la mesa porque era imposible mantenerse al día con los seguimientos a la vez”.

Pero eso no es todo. La verdadera sorpresa para Stacy: “Solía ​​llevar más de 6 horas responder a un cliente, y los clientes potenciales solían perderse”.

Debido a la velocidad de respuesta retardada, también fue más difícil trabajar con los clientes potenciales con los que se conectaron. “Los clientes siguieron adelante, en estos días todo el mundo quiere todo de inmediato”, dice, “esto realmente se estaba convirtiendo en los dolores de crecimiento del negocio”.

“Mucha, mucha, mucha, mucha investigación. Pasó más de un año antes de que nos comprometiéramos con amoCRM “.

Al buscar un CRM para planificadores de eventos, Stacy sabía lo que necesitaba. Su CRM necesitaba cumplir con los siguientes criterios:

  • Personalizable
  • Funciona bien para pequeñas empresas
  • Escalable a medida que crecen, pero no complicado ni lleno de funciones innecesarias
  • Se integra bien con las herramientas existentes
  • Proporciona notificaciones y recordatorios
  • Permite al equipo automatizar los procesos de trabajo.
  • Fácilmente accesible de forma remota con capacidades móviles
  • Toda la actividad y las comunicaciones registradas en un lugar central
  • Registros precisos

amoCRM cumplió con todos los criterios, dice. El zapato encajaba perfectamente: “Vi el potencial casi de inmediato. Sabía que era la elección correcta después de comprobar la prueba gratuita por primera vez “.

“Vi el potencial casi de inmediato. Sabía que era la elección correcta después de comprobar la prueba gratuita por primera vez “.

Cómo B_Entertained aumentó su velocidad de respuesta con un CRM para planificadores de eventos

Stacy comenzó aumentando su presencia en todos los canales de comunicación, para que pudieran encontrarse con los clientes donde prefieren hablar. Esto ha tenido un gran efecto en la experiencia del cliente.

Paso 1. Definición de la estrategia de comunicación

Stacy comenzó auditando su estrategia de comunicación actual y estableciendo algunas reglas básicas nuevas que se ajustan a la marca B_Entertained:

  • Sea sucinto
  • Siempre tenga una llamada a la acción
  • Estar presente donde el cliente quiera
  • Sin llamadas en frío: las llamadas se realizan solo después de una conexión inicial en otro lugar
  • Agrega emojis e imágenes a las plantillas
  • Tono profesional-casual

Paso 2. Definición de canalizaciones

A continuación, Stacy se embarcó en un torbellino de construcción de oleoductos. Cada empresa es diferente, por lo que para B_Entertained, tenía sentido crear pipelines basados ​​en sus diferentes fuentes de clientes potenciales.

“Dependiendo de la canalización (en nuestro caso, la fuente de clientes potenciales)”, explica Stacy, “algunas de las automatizaciones, activadores y plantillas pueden diferir ligeramente y pueden requerir un enfoque de ventas / seguimiento diferente”.

Cuatro pipelines diferentes en amoCRM: un CRM para planificadores de eventos Aquí hay una descripción general rápida del propósito de cada uno:

  1. La canalización de prueba se utiliza para desarrollar y probar automatizaciones y otras características antes de su implementación.

  2. La canalización de marketing se centra en clientes potenciales de FB Lead Ads, Messenger, Instagram Direct

  3. La canalización del sitio web se centra en los clientes potenciales creados a partir de su formulario web y el botón de participación.

  4. La canalización directa se centra en clientes potenciales de llamadas telefónicas y mensajes de texto a través de RingCentral.

  5. El canal de divulgación se centra en clientes potenciales creados a partir de proyectos de divulgación y listas de mercado objetivo, como escuelas en un distrito específico.

  6. La cartera de expo / show nupcial se enfoca en clientes potenciales de registros de stands y listas de registro de expo

  7. La canalización de referencias / redes se centra en clientes potenciales de eventos y grupos de redes, así como en aquellos referidos por clientes y socios.
Cada uno de los 6 canales de generación de leads pagados se enfoca en una fuente externa particular donde los leads pueden encontrar B_Entertained, que incluyen: Bark, Eventective, Bash, WeddingWire, Thumbtack y The Knot
Un ejemplo de una canalización de marketing en amoCRM: un CRM para planificadores de eventos

Paso 3. Automatización de canalización digital

Para facilitar el flujo de trabajo y poder hacer un seguimiento de los clientes más rápido, Stacy y Mike automatizaron lo siguiente:

TAREAS

Tienen muchos tipos de tareas diferentes que están programadas para asegurarse de que cada cliente potencial reciba una respuesta, incluida la revisión, el seguimiento, la respuesta necesaria, el mensaje de texto, el correo electrónico y la llamada telefónica.

Cambios en la etapa de la canalización

Cada vez que se recibe una respuesta, una factura o una llamada, el cliente potencial se mueve automáticamente a la siguiente etapa.

Salesbot

Cuando es el momento adecuado, Salesbot está configurado para hacerse cargo y manejar la comunicación.

QuickBooks

Esta aplicación se utiliza para administrar todas las facturas en línea.

Google Analytics

Toda la información sobre el cliente potencial que alcanza la etapa Cerrada ganada entra automáticamente en Google Analytics.

Mailchimp

Toda la información sobre el cliente potencial que alcanza la etapa de ganado cerrado entra automáticamente en Mailchimp.

“No importa dónde estemos, incluso en un evento en vivo, podemos responder rápidamente y delegar de manera eficiente sin perder el ritmo”.

Resultados

Stacy destaca que amoCRM es un excelente CRM para planificadores de eventos. Ella explica que recibir recordatorios y programar cosas ha impulsado la eficiencia de su trabajo. También ha sido importante para ella ver todo lo que tiene enfrente:

“Ahora tenemos la imagen real, una vista de cómo se ve realmente nuestro ciclo de ventas. Tenemos muchos más datos. Podemos analizar y tener esa retroalimentación de inmediato. Es muy, muy útil. Soy una persona muy visual. Por eso me encantan los diseños. Es muy claro y fácil ver lo que está sucediendo y encontrar información “.

Hoy en día, no sorprende que su tasa de respuesta sea mucho más rápida. Han reducido un tiempo de respuesta promedio de 6 horas a 3 horas.

¿El próximo objetivo de Stacy? Para responder en el plazo de una hora automatizando aún más Salesbot.

“AmoCRM nos está ayudando enormemente en este momento. Podemos vigilar las cosas “.

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La configuración no es difícil, pero si se siente intimidado, comuníquese con uno de nuestros increíbles socios expertos : están listos y dispuestos a que su equipo use CRM para planificadores de eventos hoy.

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