PROCESO DE IMPLEMENTACIÓN DEL CRM

El CRM es una de las soluciones de gestión más avanzadas y asequibles para aumentar la eficiencia de las ventas. El sistema CRM facilitará y muy probablemente cambiará la vida de su empresa, en términos de predictibilidad del negocio, crecimiento y control.

CRM: sistema de gestión de relaciones con los clientes que permite a las empresas organizar sus procesos comerciales y aumentar su eficiencia al crear una comunicación continua y fluida con ellos. El enfoque principal de cualquier sistema es capturar toda la información sobre sus clientes y brindarle todas las herramientas críticas para una mejor interacción con ellos. Por ejemplo, el CRM proporciona a las empresas herramientas de gestión de tareas, marketing digital e instrumentos analíticos de control.

Entre el 30-50% de los sistemas integrados no logran entregar valor al negocio, si no se consideran apropiadamente los procesos comerciales y el apoyo específico que les prestan. 

Para integrar el CRM de forma eficaz e impecable deberías efectuar tres etapas principales que explicaremos a continuación.

Discovery y ajustes del sistema

El Discovery es la primera y crucial etapa en el proceso de implementación de un CRM en cualquier empresa. Es vital definir los procesos comerciales de su empresa que luego serán reflejados en el  CRM. 

La complejidad del Discovery dependerá del nivel de participación de sus clientes en el proceso de ventas. Una comunicación más compleja e integral entre su empresa y sus clientes requerirá más esfuerzos para definir los factores clave y los KPI.

La siguiente etapa del Discovery será explicar cómo funcionará el CRM para capturar la información de sus clientes y cómo cumplir con sus requisitos. Por lo general, un Discovery en el departamento de ventas proporcionará a las empresas toda la información vital sobre sus áreas de mejora futura para asegurar su crecimiento.

 

La etapa final del proceso de Discovery será la creación de un mapa de implementación que representará una metodología de ventas definida para el proceso de ventas. Junto con un tomador de decisiones, los consultores organizarán etapas y campos (transacciones, contactos, empresas) y prepararán un algoritmo para desarrollar un Pipeline Digital en el CRM. Básicamente, el Pipeline Digital (*) será un esqueleto para su CRM, lo que permitirá mejorar y evolucionar la comunicación y la productividad de su sistema. Algunas empresas pueden tener varios Pipeline Digital que representan diferentes procesos comerciales de la empresa.


(*) Nota: Nuestra empresa es partner de amoCRM, por lo tanto, el ejemplo involucra al Pipeline Digital (link a https://www.amocrm.com/tour/digital_pipeline/), que es una herramienta en amoCRM que permite organizar interacciones fluidas con los clientes.

Personalización e integración

La configuración técnica de los servicios es el bloque más grande del proceso de implementación. Después de utilizar un período de prueba del sistema, debe realizar las siguientes acciones cruciales para implementar un CRM: cambie el nombre de dominio en su cuenta de CRM y personalice un proceso de ventas en el sistema según la metodología de ventas definida después de la auditoría.

 

En otras palabras, será el momento de configurar la plataforma e integrar servicios y complementos adicionales en función de las necesidades de su negocio. Por lo general, requerirá crear una cuenta de trabajo en su CRM, organizar a las personas responsables y sus accesos, migrar sus datos  existentes hacia su CRM (link a página de migración de datos  paso a paso), conectar sus canales de comunicación y herramientas de analiticas. 

Para realizar esta etapa de manera más eficiente, vale la pena utilizar software de terceros y los complementos o widgets personalizados junto con su CRM, lo que hará que su flujo de trabajo con el sistema sea más fluido y rápido. 

El objetivo final de configurar un sistema CRM es diseñar o ajustar el CRM a la metodología empresarial que se desarrolló durante la etapa del Discovery del departamento de ventas.

Soporte técnico y capacitación

El soporte técnico y la capacitación serán beneficiosos en la etapa final del proceso de implementación del CRM. Es fundamental iniciar una capacitación que involucre a todos los empleados de la empresa. El trabajo en equipo garantizará que todos los miembros del equipo sepan cómo utilizar el sistema CRM y estén en sintonía sobre los objetivos y requisitos de la empresa. El objetivo principal de la capacitación es enseñar a sus empleados a utilizar las soluciones implementadas y a efectuar su trabajo de acuerdo con la metodología de ventas definida. 

Opcionalmente, la capacitación puede ser grabada y quedar disponible para las necesidades futuras de la empresa. Nuestra empresa es partner de amoCRM, que es fácil de usar; sin embargo, requiere entrenamiento previo. Después de la personalización e integración del sistema, usamos Google Meet o capacitación in situ para un equipo de ventas. 

También puede utilizar nuestros servicios de soporte técnico que le ayudarán a resolver sus solicitudes más urgentes.

En muchos casos, las pequeñas empresas necesitan una capacitación en gestión para sus propietarios que difiera de la general. La capacitación para gerentes incluye información que necesitará para interpretar herramientas analíticas, administrativas y de control en el sistema CRM.

Por lo tanto, los dueños del negocio y los ejecutivos de la empresa podrán utilizar los datos de CRM y realizar modificaciones si es necesario.